Guía de habilitación: Archivos de Cierre

Cómo llenar correctamente los archivos de Definición de KPIs y Cierre Mensual

107

Incidencias detectadas Abr–May 2026

Direcciones con incidencias

Tipos de error identificados

Diagnóstico

¿Por qué existe esta guía?

En los cierres de Abril y Mayo 2026 se detectaron 107 incidencias en el llenado de los archivos de cierre. Cada incidencia significa que el resultado de un socio quedó registrado con un error — ya sea en el formato, en la categoría o en los rangos. Eso genera datos incorrectos que impactan directamente el cálculo del bono y la evaluación de desempeño.

Tipos de error detectados

Categorización incorrecta59

Rangos traspuestos / definición incorrecta14

Resultado con formato incorrecto19

Meta con formato incorrecto12

Resultado no reportado3

Trimestral

Archivo de Definición de KPIs

Se llena una vez por trimestre, por dirección. Define qué se mide, cómo se mide y qué rango de resultado corresponde a cada nivel de cumplimiento. Es la base que alimenta todos los cierres mensuales del Q.

Definición

Categorías de cumplimiento

Cada KPI se evalúa contra cuatro niveles. Estos niveles son los mismos para toda la organización y su significado es el siguiente:

Cada registro en el archivo define los KPIs de un socio para el trimestre. Los cuatro niveles de cumplimiento que se usan en Podemos son:

Cero

Inaceptable. Implica alto riesgo para la operación.

Deficiente

Umbral debajo del mínimo aceptable para la operación.

Esperado

Rango aceptable de cumplimiento. Aquí se mueve la meta mensual.

Sobresaliente

Nivel que supera expectativas y agrega valor.

El archivo de Definición de KPIs es la fuente de verdad. Si la definición tiene un error, ese error se replica en todos los cierres del trimestre. Por eso es crítico que esté correcta desde el primer día del Q.

Configuración

Creciente vs Decreciente y formato numérico

El tipo de KPI define la dirección de la escala, y el formato en que se reporta la meta y el resultado debe ser siempre numérico. Ambos temas van juntos porque la mayoría de los errores de categorización tienen su raíz aquí.

1 KPI Creciente vs Decreciente

El tipo de KPI define la dirección de la escala. Construir los rangos al revés o con traslapos es el error que más incidencias genera. Las 59 categorizaciones incorrectas en Abr–May tienen este origen.

En un KPI creciente, el número más alto es el mejor resultado. La escala va de menor (Cero) a mayor (Sobresaliente).

Escala KPI creciente

CERO

DEFICIENTE

ESPERADO

SOBRESALIENTE

Número más bajo

Número más alto

Ejemplo — % de cumplimiento de metas

Nivel	Rango
CERO	`<40%`
DEFICIENTE	`40% a 79%`
ESPERADO	`80% a 99%`
SOBRESALIENTE	`100%`

2 Formato numérico

La fórmula del archivo de cierre compara la meta con el resultado para determinar la categoría. Esa comparación solo funciona cuando ambos valores son estrictamente numéricos. En cuanto entra texto, la fórmula se rompe sin avisar.

Los tres formatos válidos para reportar meta y resultado:

97

Número entero

0.25

Decimal

97%

Porcentaje

Formatos que rompen la fórmula:

Lo que se captura	Por qué falla	Correcto
`8 días naturales`	Texto mezclado con número — la celda ya no es numérica	`8`
`4-5`	Rango con guión — la fórmula no sabe contra qué comparar	`4` o `5` (definir uno)
`0.99` cuando la meta es `99%`	Decimal vs porcentaje — distinto formato entre meta y resultado	`99%`
`N/A` o cualquier texto	Si el KPI no aplica, la celda va vacía — nunca con texto	Celda vacía

Cuando un KPI no aplica en el mes: usa la columna de evidencia

Si un KPI no aplica (socio de nuevo ingreso, incapacidad, baja, etc.), las celdas de Meta y Resultado van completamente vacías. El contexto se explica en la columna Link de evidencia.

Meta	Resultado	Link de evidencia — qué escribir
vacío	vacío	`No aplica — socio de nuevo ingreso, sin meta asignada este mes`
vacío	vacío	`No aplica — incapacidad médica del 3 al 30 de abril`
vacío	vacío	`No aplica — baja procesada el 15 de abril`

Regla de consistencia: la celda de Meta y la celda de Resultado deben tener exactamente el mismo formato. Si la meta dice 99%, el resultado dice 97%. Si la meta dice 0.25, el resultado dice 0.22. Nunca mezclar decimales con porcentajes entre las dos celdas.

Validación

Errores en los rangos de cumplimiento

Los rangos deben cubrir todos los valores posibles sin que ninguno caiga en dos niveles al mismo tiempo. Cuando eso no se cumple, la fórmula no puede categorizar correctamente. Hay tres formas en que esto ocurre:

Error 1 Traslape — una categoría se sobrepone a otra en sus rangos definidos

Ocurre cuando Cero usa <X y Deficiente usa <Y siendo Y mayor que X. Todo valor por debajo de X queda atrapado en ambas categorías al mismo tiempo y la fórmula no puede resolver el conflicto.

✗ Con traslape

CERO<30%

DEFICIENTE<60% ← overlap

ESPERADO≥80%

SOBRESALIENTE≥100%

20% es CERO y también DEFICIENTE. La fórmula no sabe cuál aplicar. Además los valores entre 60% y 79% no tienen categoría.

✓ Sin traslape

CERO<30%

DEFICIENTE30% a 59.9%

ESPERADO60% a 79.9%

SOBRESALIENTE≥80%

Cada valor cae en exactamente una categoría. Sin vacíos ni duplicados.

Error 2 Mismo símbolo en Cero y Sobresaliente — la escala se contradice

Cuando Cero y Sobresaliente usan el mismo operador (< o >), hay valores que califican en ambos extremos al mismo tiempo. En un KPI creciente: si Cero usa <, Sobresaliente debe usar >. En decreciente, al revés.

Ejemplo — KPI creciente con operadores contradictorios

Escala capturada:

CERO: >95

DEFICIENTE: 95% a 96.9%

ESPERADO: 97%

SOBRESALIENTE: >97.1%

¿Qué pasa con resultado = 98%?

CERO: 98 > 95 → aplica ✗

DEFICIENTE: no aplica

ESPERADO: no aplica

SOBRESALIENTE: 98 > 97.1 → aplica ✗

El mismo resultado es CERO y SOBRESALIENTE a la vez.

Error 3 Rango imposible — el límite inferior es mayor al superior

Cuando se escribe un rango como "X a Y" donde X es mayor que Y, ese rango no puede cumplirse. Ningún resultado puede ser a la vez mayor a 0.6% y menor a 0.10%.

Ejemplo — KPI con rango Esperado internamente invertido

Nivel	Capturado	Situación
CERO	`>0.3%`	Operador incorrecto para KPI creciente
DEFICIENTE	`0.3% a 0.59%`	Bien definido
ESPERADO	`0.6% a 0.10%`	Imposible: 0.6 > 0.10
SOBRESALIENTE	`>0.10%`	Se traslapa con Cero

Antes de guardar un rango "X a Y", verifica siempre que X sea menor a Y.

Las tres preguntas para validar cualquier escala antes de guardar:
1. ¿Algún valor cae en dos categorías al mismo tiempo? → traslape.
2. ¿Cero y Sobresaliente usan el mismo símbolo (< y <, o > y >)? → contradicción.
3. ¿Algún rango tiene el límite inferior mayor al superior? → rango imposible.

Variables

Métricas variables

Algunas metas no son fijas — cambian cada mes según el contexto operativo. En el archivo de Definición de KPIs se usan las letras N o X como marcadores de posición para esas metas. Al momento del cierre, se sustituyen por el valor numérico real definido al inicio del período.

¿Cómo funciona la sustitución?

Definición del KPI:
Mantener mora en N% mensual

→

Inicio de mes:
Dirección define N = 0.25%

→

En el cierre:
Meta = 0.25% · Resultado = 0.22%

Si en el archivo de cierre la celda de Meta dice N o X (la letra literal), la fórmula no puede comparar y el resultado queda sin categoría.

✗ Error

MetaN%

Resultado0.23%

CategoríaERROR ✗

✓ Correcto

Meta0.25%

Resultado0.23%

CategoríaSOBRESALIENTE ✓

Proceso

Ajuste de indicadores durante el trimestre

Si durante el Q es necesario cambiar la definición, los rangos o la meta de un KPI, el cambio debe hacerse en el archivo de Definición de KPIs — no en el archivo de cierre mensual. Cualquier cambio directo en el cierre sin actualizar la definición genera inconsistencias que DO no puede rastrear.

1
Identifica qué necesita cambiar — puede ser un ajuste de rangos, cambio de tipo (creciente/decreciente) o modificación en la descripción o meta del KPI.
2
Regístralo en el archivo de Definición de KPIs — columna "Justificación de ajuste realizado". Este campo es obligatorio y no puede quedar vacío.
3
Solicita VoBo de DG — la columna "VOBO DG" debe tener la validación antes de que se aplique el cambio en el cierre del mes.
4
El cambio se refleja automáticamente en el archivo de cierre mensual una vez actualizado en la definición. No se toca el archivo de cierre directamente.

Si necesitas hacer un ajuste urgente, primero avisa a DO para validar el proceso. Un cambio directo en el cierre sin respaldo en la definición es imposible de rastrear y puede generar inconsistencias en la evaluación de desempeño.

Mensual

Archivo de Cierre Mensual

Se llena una vez al mes por dirección. Captura los resultados reales de cada socio y los compara contra las metas definidas. Alimenta el cálculo de bonos y la evaluación de desempeño.

Pestañas del archivo

01_KPIs_Por_Persona

Resultados individuales por KPI con categoría de cumplimiento

02_Bonos

Cálculo del bono y columna Comentarios para acuerdos especiales

04_Reflexiones

Análisis cualitativo mensual por área

1 Error de categorización

La categorización incorrecta ocurre cuando el nivel asignado (Cero/Deficiente/Esperado/Sobresaliente) no corresponde al resultado real según los rangos definidos. En Abr–May, 59 de las 107 incidencias fueron de este tipo. La causa más frecuente es que la escala en el archivo de Definición de KPIs tiene alguno de los tres errores descritos arriba — y al no corregirse en la definición, el cierre los hereda automáticamente.

Así se ven las columnas clave en la pestaña 01_KPIs_Por_Persona:

No. Indicador	Tipo	Descripción del KPI	Rangos de cumplimiento	Meta ⚠	Resultado ⚠	Categoría ⚠	Link de evidencia	Bono
KPI 1	Decreciente	Mantener mora bajo parámetros de deterioro	Cero: >0.50% Def: 0.31–0.50% Esp: 0.25–0.30% Sob: <0.25%	0.25%	0.22%	SOBRESALIENTE	QuickSight — link	Cumple
KPI 2	Creciente	Cumplir N% de avance en hitos del proyecto	Cero: <70% Def: 70–84% Esp: 85–100% Sob: anticipado	90%	0.90 ⚠	CERO ✗	Asana — link	No cumple
KPI 3	Creciente	Alcanzar 95% de aplicación mensual de checklist en todas las tribus	Cero: <85% Def: 85–95% Esp: 0.95 ⚠ Sob: >95%	95%	95%	DEFICIENTE ⚠	Dashboard People — link	No cumple
KPI 1	—	KPI: N/A	Rangos definidos	vacío	vacío	vacío	No aplica — incapacidad médica	—

⚠ Las columnas Meta, Resultado y Categoría son las tres que más incidencias concentran. La fila 2 muestra el error de formato (0.90 en lugar de 90%); la fila 3 muestra cómo un error en el rango Esperado ("0.95" en lugar de "95%") produce una categoría incorrecta aunque el resultado sea real.

2 Error de formato en resultados

19 incidencias en Abr–May se originaron porque el resultado capturado tiene un formato distinto al de la meta. La fórmula no detecta la diferencia — simplemente produce una categoría incorrecta. La tabla de la sección anterior muestra un ejemplo real: meta en 90% y resultado en 0.90.

La regla es una: el formato de Meta y el formato de Resultado deben ser idénticos siempre. Si la meta dice 99%, el resultado dice 97%. Si la meta dice 0.25, el resultado dice 0.23. Nunca mezclar decimales con porcentajes entre las dos celdas del mismo KPI.

3 Reporte correcto del personal 10x

El personal 10x se reporta con una lógica diferente al resto. Si el reporte no se hace correctamente, el socio puede aparecer sin indicadores o con los indicadores equivocados.

1
Si un socio no está reportado como 10x, ocurren dos posibles situaciones: si el puesto tiene KPIs de equipo operativo cargados, el sistema le mostrará esos indicadores en lugar de los de 10x. Si el puesto no tiene KPIs individuales cargados para ese perfil, el socio aparecerá completamente en blanco en el cierre — sin meta, sin resultado, sin categoría — porque no está registrado como 10x ni como operativo.
2
Reporta a todas las personas 10x antes de que abra el cierre. No reportarlo corriendo al final del mes genera que la base no pueda procesarlo a tiempo.
3
Usa el nombre exacto y el ID de socio correcto. Se han dado casos de IDs duplicados con el mismo nombre. Verifica el ID en el catálogo antes de reportar.
4
Producto y TI son prioritarios. Para socios de nuevo ingreso en estas áreas, si el KPI no se gestiona desde el primer mes, la evaluación queda incompleta aunque el socio no bonifique ese período.

Temas clave

Excepciones al esquema de bonos

El esquema de bonos de Podemos es binario: se activa cuando el socio cumple al 100% sus KPIs y la MCI. No se activa si no se cumplen. La excepción es un acuerdo negociado a esa regla, no un bono adicional.

Contexto clave: el bono extraordinario no representa un deber ni una obligación de Podemos hacia el socio. Es la excepción negociada a la regla binaria, acordada entre director y socio cuando existe una situación extraordinaria documentada.

¿Cuándo aplica?

La asignación del bono extraordinario es el resultado de un acuerdo entre director y socio, donde a pesar de que el resultado no alcanzó lo requerido para detonar el bono, se decide pagarlo de todas formas por una situación extraordinaria. Puede ser una contingencia operativa, una circunstancia externa o cualquier situación atípica acordada con la dirección.

Qué modifica el acuerdo

→ La decisión de pago. Aunque la fórmula diría que no detona, el director aprueba pagarlo.
→ El registro en la pestaña 02_Bonos → columna Comentarios, donde queda documentado el motivo.

Qué NO modifica el acuerdo

→ La evaluación de desempeño no cambia. El resultado capturado en 01_KPIs_Por_Persona refleja lo que realmente pasó.
→ La categoría (Cero/Deficiente/Esperado/Sobresaliente) permanece como quedó. No se ajusta.

Por qué es crítico el registro en Comentarios

Cuando el equipo de Personas prepara las evaluaciones, revisa la pestaña de Bonos y ve el pago registrado. Sin el comentario que explica el acuerdo, no hay forma de distinguir si el bono se pagó porque el socio cumplió sus KPIs o porque se llegó a un acuerdo extraordinario. Esa distinción importa para la evaluación. El registro protege al socio, al director y al proceso.

Cómo registrarlo:

1
Ir a la pestaña 02_Bonos del archivo de cierre mensual.
2
Localizar la columna Comentarios del socio correspondiente.
3
Registrar el motivo del acuerdo de forma concisa: qué situación lo generó y qué acordaron. Una oración es suficiente.
4
La pestaña 01_KPIs_Por_Persona queda sin modificar. Los resultados reflejan lo que realmente ocurrió ese mes.

Verificación

Checklist antes de entregar el cierre

Verifica estos puntos antes de enviar el archivo de cierre mensual a DO. Marca cada uno conforme lo confirmes.

0/8

puntos verificados

Todos los resultados tienen el mismo formato numérico que la meta (% vs %, decimal vs decimal). Sin texto mezclado ni rangos con guión. 01_KPIs_Por_Persona → columna Resultado
Los KPIs decrecientes tienen la escala correctamente invertida: Cero = valor más alto, Sobresaliente = valor más bajo. Archivo de Definición de KPIs → columna Rangos
Los rangos de cumplimiento no tienen traslapes ni rangos imposibles. Ningún valor cae en dos categorías al mismo tiempo. Archivo de Definición de KPIs → columnas Cero/Deficiente/Esperado/Sobresaliente
Todas las variables N y X fueron sustituidas por el valor numérico real del mes. 01_KPIs_Por_Persona → columna Meta
Todos los socios 10x están reportados correctamente con su ID y nombre exacto. Ninguno aparece en blanco ni con los indicadores de equipo operativo. Base de Definición de KPIs → registro de socios 10x
Los KPIs que no aplican en el mes tienen las celdas de Meta y Resultado vacías, y el motivo explicado en la columna de evidencia. 01_KPIs_Por_Persona → columna Link de evidencia
Si existe algún acuerdo de bono extraordinario, el motivo está registrado en Comentarios. Los resultados en KPIs_Por_Persona no se modificaron. 02_Bonos → columna Comentarios
Cualquier ajuste de indicadores del trimestre fue actualizado en el archivo de Definición de KPIs con justificación y VoBo DG — no directamente en el cierre. Archivo de Definición de KPIs → columna Justificación